El siguiente nivel en Sistemas de Gestión
Hoy en día las organizaciones buscan ser más competitivas y diferenciarse de su competencia. Además de tener un producto o servicio que el mercado necesita, requieren ser eficientes, hacer las cosas bien, cumplir con regulaciones, contar con procesos confiables no susceptibles a fraudes o manipulación y proteger la información propia y de terceros.
Para fomentar y demostrar que tienen lo anterior las empresas más maduras establecen mecanismos que les permitan dar seguimiento y medir la efectividad y eficiencia de sus procesos a través de la implementación de Sistemas de Gestión; algunos incluso van más allá y los certifican.
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Un Sistema de Gestión (SG) es un conjunto de acciones y tareas ejecutados sistemáticamente sobre un conjunto de recursos (gente, procesos, activos, herramientas) para promover logros consistentes en los objetivos de una organización. Promueve orden, consistencia y predictibilidad para satisfacer las necesidades y las expectativas de clientes, colaboradores y otras partes interesadas de manera equilibrada y sostenible. Los enfoques de los Sistemas de Gestión son diversos, siendo los más comunes:
- Gestión de Calidad
- Gestión Ambiental
- Gestión de Inocuidad
- Gestión de Control Interno
- Gestión de Seguridad de la Información
- Gestión de Servicios de TI
- Gestión Energética
Un sistema de gestión permite optimizar recursos, reducir costes y mejorar la productividad en la empresa. Los mecanismos de gestión incluyen monitoreo y medición que reportan datos oportunamente permitiendo tomar decisiones para corregir fallos y prevenir la aparición de gastos innecesarios.
Un Sistema de Gestión (SG) es un conjunto de acciones y tareas ejecutados sistemáticamente sobre un conjunto de recursos (gente, procesos, activos, herramientas) promover logros consistentes en una organización.
Estructura de los Sistemas de Gestión
Los sistemas de gestión en su gran mayoría han sido desarrollados alrededor del ciclo de calidad conocido como el ciclo de Deming en referencia al modelo PDCA (Plan-Do-Check-Act) planteado por en los años 50 en su trabajo de Calidad Total.
Plan (Planear)
En esta fase se definen las actividades del proceso necesarias para lograr el resultado deseado. En otras palabras, se determinan los objetivos a lograr de acuerdo con los objeticos del cliente y las políticas de la organización, derivado de lo anterior se definen los procesos necesarios para lograr dichos objetivos.
Do (Hacer)
Se ejecuta lo establecido en la fase anterior, entonces los procesos vigentes son modificados de acuerdo con lo planeado para lograr la mejora propuesta.
Check (Monitorear)
De manera periódica, según lo establecido en la etapa de planeación, se recopilan los datos de control, se analizan y se verifica si se cumplieron los objetivos establecidos al inicio; es decir se verifica si se logró la mejora.
Act (Actuar)
Se analizan los resultados obtenidos en el monitoreo para obtener las lecciones aprendidas y se realizan ajustes a los procesos, cerrando con esta retroalimentación el ciclo de mejora continua.
Administración del Sistema de Gestión
Los modelos de Sistemas de Gestión contienen además de los elementos del ciclo PDCA, elementos de administración del sistema para que a nivel organizacional se asignen los recursos necesarios al programa, se oficialicen mecanismos de seguimiento y sobre todo el Sistema de Gestión esté alineado al negocio.
Sistema de Gestión Certificado
Los beneficios de contar con Sistemas de Gestión formales y bien establecidos son muchos, desde estandarización hasta reducción de costos, pasando por cultura organizacional homogénea. Sin embargo, otras organizaciones deberán confiar en nuestra palabra y nuestra reputación respecto a nuestras capacidades, confiabilidad y otros beneficios que podamos mencionar sobre la operación debido al Sistema de Gestión.
¿Cuándo certificar? Cuando se quiere dar confianza a terceros es mejor que alguien imparcial y reconocido avale la operación de nuestro Sistema de Gestión; es aquí donde entran las certificaciones y las más reconocidas son las avalada por la Organización Internacional para Estandarización: ISO. Cuando se certifica un Sistema de Gestión se obtienen beneficios adicionales a los antes mencionado, los tres principales son:
- Diferenciación, no cualquier organización tiene la disciplina y la cultura para operar un sistema de gestión certificable, además obtener y mantener la certificación.
- Mercadotecnia, certificar un Sistema de Gestión es como obtener una medalla, lo que proporciona material interesante para la mercadotecnia de la organización.
- Retroalimentación objetiva, por supuesto que la auditoría interna busca ser independiente pero aun así el que un externo con amplia experiencia probada revise el Sistema de Gestión, proporcionando opiniones, crítica constructiva y su aval para obtener o mantener la certificación genera valor a la organización.
¿Qué es un Sistema de Gestión Integrado (SGI)?
Como ya se mencionó un Sistema de Gestión es un conjunto de acciones y tareas ejecutados sistemáticamente sobre un conjunto de recursos (gente, procesos, activos, herramientas) para apoyar el logro consistente de los objetivos de una organización.
Los enfoques de los Sistemas de Gestión son diversos, siendo algunos de los más comunes calidad, protección ambiental y seguridad.
Algunas organizaciones implementan más de un Sistema de Gestión e incluso lo certifican, teniendo a veces dos o tres Sistemas de Gestión certificados operando de manera independiente en la organización. Esto significa dos o tres:
- Auditorías internas
- Auditorías de certificación o de verificación
- Documentos del Sistema de Gestión
- Repositorios de evidencia
- Equipos para mantener el sistema
- Más el cumplimiento de requerimientos regulatorios a los que estén sujetos.
El Sistema de Gestión Integrado toma una visión holística con lo que se recaban y analizan todos los requerimientos de los diferentes enfoques que se quieren cubrir; por ejemplo: Calidad, Inocuidad y Protección Ambiental. Se identifican los elementos comunes, así como las diferencias y se desarrolla un solo conjunto de documentos que cubran todos los requisitos. Se establece un solo programa de auditoría que cubra todos los requisitos y controles requeridos para cada enfoque y se integran en los procesos, donde apliquen. De esta manera al ejecutar los procesos conforme están definidos, de manera automática se cumple con todos los requisitos de los enfoques seleccionados. Cuando se genera un registro de una actividad o transacción, automáticamente se cumple con la generación de evidencia de cada enfoque seleccionado. Por supuesto se recibe una sola auditoría del Sistema de Gestión que cubre todos los tres enfoques seleccionados: Calidad, Inocuidad y Protección Ambiental.
Ante múltiples requerimientos e iniciativas el SGI provee una sola estructura que da seguimiento a la aplicación de actividades de control, a la generación y conservación de evidencia, a la medición y monitoreo de la efectividad y eficiencia en un mecanismo para la mejora continua.
Conclusiones
El implementar un SGI permite que, ante múltiples requerimientos e iniciativas, una sola estructura dé seguimiento a la aplicación de actividades de control, a la generación y conservación de evidencia, a la medición y monitoreo de la efectividad y eficiencia y finalmente cuenta con un mecanismo para la mejora continua.
Finalmente, el contar con un Sistema de Gestión Integrado (SGI) multiplica la efectividad de las iniciativas organizacionales, al tiempo que reduce significativamente el costo administrativo de mantenimiento, auditoría y certificación. En notas
El contar con un SGI multiplica la efectividad de las iniciativas organizacionales e incrementa radicalmente la cultura de mejora continua; al tiempo que reduce significativamente el costo administrativo de mantenimiento, auditoría y certificación.
Casos de negocio
En notas posteriores se presentarán casos de negocio sobre como el Sistema de Gestión Integrado (SGI) apoya:
- Optimización del cumplimiento
- Excelencia en el control interno
